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实验室概况

会议室使用管理办法

  1. 目的

  为加强语音及语言信息处理国家工程实验室(以下简称“实验室”)多功能会议室的管理,提高使用效率,更好的为会议接待提供服务,特制定以下管理办法。

  2. 适用范围

  语音及语言信息处理国家工程实验室多功能会议室(117、118会议室)。

  3. 职责

  3.1 行政综合办公室负责多功能会议室的日常管理和维护工作。

  3.2 使用单位严格遵守使用规定。

  4. 相关管理规定

  4.1 会议室管理

  4.1.1 多功能会议室主要用于实验室对外高端接待使用,未经允许不得擅自使用。

  4.1.2 多功能会议室由行政综合办公室统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设施设备物品的管理。

  4.1.3 为达到有序使用会议室目的,各单位应尽量提前预约。如遇紧急及重要的会议,已申请使用会议室的单位,在无法调换的条件下,应礼让紧急及重要的会议优先安排。

  4.1.4 多功能会议室使用期间,要爱护会议室公共财物。参会人员不得携带危险性、污染性 物品进入会议室,并对多功能会议室的治安、场地、设备设施的安全负责。

  4.2 会议室借用

  4.2.1 实验室内各研究室及相关部门借用会议室,必须至少提前1天向行政综合办公室申请,并由经办人填写《会议室借用审批单》,经行政综合管理部主任批准同意后方可借用。

  4.2.2 实验室内各研究室及相关部门的组会、例会和非正式答辩等,原则上不予使用多功能会议室。

  4.2.3 外单位原则上不予以借用多功能会议室,若有特殊用途,须为校级重要部门主办、校领导出席的会议。借用单位必须至少提前3天向行政综合办公室申请,并由经办人填写《会议室借用审批单》,经行政综合管理部主任审核,实验室副主任审批同意后方可借用。

  4.2.4 外单位借用会议室采用租用的方式。会议室以场次计费,每天按照上午、下午、晚上三个场次分别计算价格。多功能会议室每场收费1500元(收费项目不包含茶水、纸巾、会务人员等费用)。收费手续需在借用前办理。

  4.2.5 借用单位在借用会议室前,行政综合办公室工作人员须与借用单位经办人共同对所借用物资设备进行检查,经双方确认无损后,由借用单位经办人在《会议室借用交接单》上予以签字确认。

  4.2.6 多功能会议室一经借出,会场布置及会务工作由借用单位自行负责。借用单位如需使用多媒体设备,需由专人进行音控室设备管理调试,严禁非操作人员进入音控室。

  4.2.7 会议结束后,借用单位要及时清理会场卫生,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,关好音响、空调、门窗等设施。并通知行政综合办公室工作人员对所有设备物资进行检查,经双方确认无误后由借用人在《会议室借用交接单》上签字方可完成验收交接。

  5. 责任与奖罚

  5.1 借用单位如未按期进行交接,行政综合办公室工作人员将在第一时间通报借用单位负责人,并后期不再予以借用。

  5.2 借用单位经办人与行政综合办公室工作人员对多能功会议室的各项设备物资等进行清点、检查过程中,如发现有丢失、损坏的设备物资,将由借用单位照价赔偿。

  6. 记录

  6.1《会议室借用审批单》

  6.2《会议室借用交接单》

  7. 本规定由语音及语言信息处理国家工程实验室行政综合办公室负责修订和解释,并发布之日起实施。